Terecht: er zijn veel (jonge en oudere) mensen die voor een bepaalde tijd willen meehelpen in Kroatie. De ervaring heeft geleerd dat het daarbij belangrijk is om je goed voor te bereiden. Het lijkt allemaal vanuit Nederland vaak wat makkelijker dan het is in Kroatie. Nu heb ik (Meindert) enkele jaren geleden tijdens mijn studie verpleegkunde een "Protocol werkbegeleiding" ontworpen voor mensen die voor bepaalde tijd naar Kroatie willen komen. Het leek mij handig om dit protocol ook op de website van Projekt DUGA te publiceren. Hierbij. Rechts op deze webpagina zie je overigens een menu met een link 'downloads' en daar kunnen dit soort documenten ook gevonden worden. 

 

“Een protocol is een document dat tot doel heeft zorgverleners te ondersteunen bij het uitvoeren van zorginhoudelijke handelingen (in dit geval: werkbegeleiding), met andere woorden het geeft aan hoe een handeling (werkbegeleiding volgens de richtlijn) uitgevoerd kan worden.” (Zie paragraaf 2.1.)

Het protocol zoals ik dat weergeef in deze paragraaf is bedoeld om te gebruiken binnen een situatie waarin een nieuwe werknemer vanuit Nederland zich aanmeldt om voor een periode van langer dan een half jaar te gaan werken binnen de instelling in Kroatië.

Hieronder staat het ontworpen protocol weergegeven. Waar melding wordt gemaakt van adviezen, antwoorden of besluiten van “de instelling in Kroatië” of van “de organisatie in Nederland”, dan worden hier adviezen, antwoorden en besluiten bedoeld die voortgekomen zijn uit teamvergaderingen. Het protocol tot werkbegeleiding, ziet er dan als volgt uit.

Vóór:

Eerste correspondentie en intake

-                De nieuwe werknemer neemt contact op met de instelling in Kroatië; Indien hij als eerste in contact treedt met de organisatie in Nederland, wordt hij zo snel mogelijk doorverwezen naar de instelling in Kroatië.

-                De nieuwe werknemer maakt zijn interesse bekend en stuurt vragen op.

-                Vanuit Kroatië wordt door de teamleider binnen een week een antwoord gegeven. Dit antwoord bevat vragen voor de nieuwe werknemer over: zijn motivatie, zijn wensen, zijn mogelijkheden, zijn scholing, zijn vaardigheden, andere interesses, enzovoorts. Al deze vragen zijn geplaatst binnen een intakeformulier dat de nieuwe medewerker binnen één week na het eerste contact krijgt toegestuurd. Dit intakeformulier kan ook door de organisatie in Nederland worden toegestuurd. (Zie bijlage voor opzet intakeformulier)

-                De nieuwe werknemer krijgt één week om het intakeformulier op te sturen naar de instelling in Kroatië én naar de tussenpersoon in Nederland.

-                Het intakeformulier wordt zowel binnen de instelling in Kroatië als binnen de organisatie in Nederland besproken en van commentaar voorzien. Een eerste advies wordt opgesteld en adviezen uit Nederland worden vergeleken met adviezen uit Kroatië.

-                De organisatie in Nederland en de instelling in Kroatië hebben binnen één week na ontvangst van het intakeformulier overleg waarin adviezen met elkaar vergeleken worden en er overlegd wordt over onderwerpen als: inzetbaarheid van eventuele nieuwe werknemer, vaardigheden, andere vragen die we nog hebben. (Zie bijlage voor ontwerp van agenda voor zo’n bespreking)

-                Notulen en conclusies van deze bespreking worden aan de nieuwe medewerker toegestuurd.

-                Door de organisatie in Nederland wordt een functiebeschrijving opgesteld. Ook de instelling in Kroatië doet dit. Deze worden één week ná de laatste bespreking aan elkaar toegestuurd; er volgt tien dagen na de laatste bespreking een volgende bespreking over deze functiebeschrijving. De bijlage bevat een lege functiebeschrijving die als hulp kan bieden bij het invullen van de functie.

-                Conclusies betreffende deze bespreking worden direct aan de nieuwe medewerker toegestuurd. De nieuwe medewerker geeft binnen een week een reactie op dit conceptfunctiebeschrijving en geeft zoveel mogelijk commentaar en eventuele aanvullingen hierop.

-                Ondertussen is de nieuwe medewerker geheel vrij om andere vragen op te sturen; Hij mag altijd binnen 3 tot 4 werkdagen antwoord verwachten op deze vragen.

Opdracht voor nieuwe medewerker

-                Door de organisatie in NL wordt een opdracht toegestuurd aan de nieuwe medewerker inclusief uitleg over het doel en functie van de opdracht. Dit is een standaard opdracht (zie bijlage).

-                Met deze opdracht gaat de nieuwe medewerker een maand aan de gang. De medewerker moet de opdracht maken uitgaande van voorkennis en moet daarbij geen moeite doen informatie op te zoeken op internet of in literatuur. Uitkomst na een maand wordt door twee medewerkers uit de organisatie in Nederland geëvalueerd in relatie tot de nieuwe medewerker. Uitkomst van deze evaluatie wordt in die week doorgestuurd aan de instelling in Kroatië.

-                Binnen de instelling in Kroatië wordt een vervolgopdracht geformuleerd die voornamelijk zal bestaan uit een aantal aanvullende vragen. Deze wordt binnen twee dagen na ontvangst van de evaluatie-uitkomst aan de nieuwe medewerker toegestuurd. De nieuwe medewerker beantwoordt deze aanvullende vragen binnen een week.

-                Ondertussen blijft de nieuwe medewerker werken aan de eerst gegeven opdracht. Er wordt in totaal drie maanden besteed aan deze opdracht waarbij na de eerste evaluatie de medewerker gebruik moet gaan maken van informatie van internet en uit de literatuur.

-                Drie maanden na ontvangst van de eerste opdracht, worden de uitkomsten door twee medewerkers uit de organisatie in Nederland geëvalueerd in relatie tot de nieuwe werknemer. De uitkomst van deze evaluatie wordt binnen drie dagen toegestuurd aan de instelling in Kroatië.

Besluitvorming

-                De instelling in Kroatië, de organisatie in Nederland en de nieuwe medewerker geven alledrie een advies betreffende: functiebeschrijving, takenpakket, benodigde ondersteuning, plan van aanpak, enzovoorts naar aanleiding van de laatste evaluatie. In de bijlage is een standaard adviesformulier weergegeven wat door alledrie de partijen wordt ingevuld en binnen twee weken na de evaluatie aan de andere twee partijen wordt doorgestuurd zodat alledrie de partijen over drie verschillende adviezen beschikken.

-                Binnen één week wordt er commentaar gegeven op de adviezen door alledrie de partijen.

-                Vervolgens vindt er binnen een week overleg plaats tussen de drie partijen en wordt gestreefd naar volledige consensus betreffende de zaken die in het standaard adviesformulier staan aangegeven.

-                Pas als alledrie partijen een positief besluit uitbrengen betreffende uitzending, wordt de nieuwe medewerker kenbaar gemaakt dat hij zich verder kan voorbereiden op vertrek.

-                Er wordt vervolgens een overeenkomst opgesteld waarin alle onderdelen uitgewerkt zijn zoals genoemd in het standaard adviesformulier. Deze overeenkomst wordt getekend door de drie genoemde partijen én door een vertegenwoordiger van de achterban van de nieuwe medewerker. Deze vertegenwoordiger vertegenwoordigt de Thuis Front Commissie (TFC) die als onderdeel van de opdracht door de nieuwe medewerker is samengesteld. (Zie bijlage: standaardopdracht)

-                Binnen de instelling in Kroatië wordt bepaald of er in Kroatië een aparte werkbegeleider beschikbaar is of dat werkbegeleiding alleen plaatsvindt op basis van intercollegialiteit. Er nieuwe werknemer wordt altijd gekoppeld aan een medewerker in Kroatië. Functie en taken van dit koppel voor wat betreft werkbegeleiding is te vinden in de bijlage. (Zie bijlage “Buddy”-overeenkomst)

Tijdens:

-                De TFC functioneert volgens de afspraken zoals weergegeven in de getekende overeenkomst.

-                Het team in Nederland en Kroatië functioneert volgens de afspraken zoals weergegeven in de getekende overeenkomst

-                De nieuwe werknemer functioneert volgens de afspraken zoals weergegeven in de getekende overeenkomst.

-                Het buddy-koppel heeft elke dag een kort gesprek van vijf tot tien minuten over welbevinden en tevredenheid binnen het werk.

-                Er vindt binnen de instelling in Kroatië elke week een evaluatie plaats waarbij het standaard evaluatieformulier (zie bijlage) wordt ingevuld. Dit ingevulde formulier wordt diezelfde dag of de volgende per email verzonden aan het team en de TFC in Nederland.

-                Dit team en de TFC hebben elke maand overleg naar aanleiding van de toegestuurde evaluatieformulieren en er worden oplossingen geformuleerd voor gesignaleerde knelpunten.

 

Ná:

-                De medewerker vult twee weken vóór vertrek het evaluatieformulier in (zie bijlage)

-                Bespreken hiervan

-                Vragen om rol van werkbegeleider (vanuit Nederland) over te nemen